GDPR pro kluby
Pozorně se, prosím, seznamte s níže publikovanými informacemi.
Výkonný výbor ČBaS přijal usnesení pro adaptaci Nařízení v předpisech ČBaS.
Za účelem co nejsnazší adaptace Nařízení byly zpracovány dva dokumenty:
1) Formulář k podpisu (Informace o zpracování osobních údajů a souhlas se zpracováním osobních údajů),
2) Podrobné informace (Informace o zpracování osobních údajů), které jsou stručným převzetím potřebných opatření dle Nařízení pro potřeby českého badmintonu.
Informace o zpracování osobních údajů GDPR
K problematice byl publikován na webu ČBaS článek, kde byly pro členy ČBaS (fyzické osoby) popsány tyto pokyny:
1) Seznamte se, prosím, s formulářem k podpisu a podrobnými informacemi.
2) Vyčkejte na doplňující informace od vašeho klubu/oddílu.
3) Pokud vám klub/oddíl dá pokyn k vyplnění formuláře, doplňte a podepište formulář, u nezletilého (osoby mladší 18 let) je třeba souhlas zákonného zástupce (zpravidla rodiče). Informace o údajích vašeho klubu/oddílu (písm. a formuláře) vám případně podá váš klub/oddíl.
4) Mimo nedoplněná místa formulář není možné měnit či doplňovat.
5) Podepsaný formulář odevzdejte ve vašem klubu/oddílu.
6) Podepsaný souhlas bude vzhledem k Nařízení vyžadován po všech členech ČBaS. Pokud člen ČBaS tento souhlas odmítne udělit, bude jeho členství ukončeno.
7) Podrobné informace poskytne váš klub/oddíl. Oblasti a kluby/oddíly ČBaS informuje o postupu a poskytuje potřebnou součinnost.
Kluby/oddíly, rozhodněte se, jakou formou splníte svou povinnost a budete evidovat souhlas svých členů s Nařízením. Můžete si vytvořit vlastní dokument, za který ponesete vlastní odpovědnost, nebo využít nabídnuté formuláře. Pokud se rozhodnete využít nabídnutý postup, postupujte takto:
1) Do formuláře k podpisu a podrobným informacím doplňte identifikaci Vašeho klubu/oddílu (název, IČO, sídlo), a to pod doplněnou identifikaci ČBaS.
2) Publikujte na webových stránkách vašeho klubu/oddílu výzvu svým členům k seznámení se s formulářem k podpisu a podrobnými informacemi.
3) Na webové stránky vložte doplněný formulář k podpisu a podrobné informace (o údaje o vašem klubu/oddílu – adresa sídla a IČO). Dále přiložte vysvětlující text (doporučený text): „Vážení členové našeho klubu/oddílu, vzhledem k aplikaci nařízení EU č. 2016/679, které od 25. 5. 2018 zavede nová pravidla v oblasti ochrany osobních dat (GDPR), vás prosíme o spolupráci. Seznamte se, prosím, s přiloženým formulářem a informacemi, formulář doplňte o vaše údaje a podepište. Takto je třeba postupovat u všech členů, tj. nikoli pouze u nově přijímaných, ale i u stávajících. V případě jakýchkoliv dotazů se na nás obraťte. Děkujeme vám za spolupráci.“
4) Vyzvěte své členy k podpisům formuláře. Čím dříve budete mít všechny své členy podepsané, tím lépe.
5) Průběžně sbírejte podepsané formuláře. Zkontrolujte řádné doplnění, podpis formulářů a podepsané originály uschovejte dle vašich interních klubových/oddílových postupů.
6) Evidujte členy, kteří vyslovili souhlas. Nejpozději při pravidelné evidenci členské základny (na přelomu roku) vás ČBaS vyzve k podání informace, zda všichni vámi evidovaní členové vyslovili souhlas; mj. dle podmínek zákona, který ještě nebyl přijat.
7) Oblast: Mějte přehled o konání ve vaší oblasti ve věci GDPR, na podzimním setkání VV/SR bude tato problematika řešena.
8) Pro podrobné informace kontaktujte sekretariát ČBaS. Jakékoliv dotazy zasílejte na e-mail badminton@cuscz.cz, s předmětem e-mailu „GDPR“.
Při přípravě adaptace Nařízení jsme se vynasnažili najít citlivý postup, který bude co nejjednodušší a co nejméně vás zatíží. Výše uvedený postup byl zvolen rovněž v řádově větších svazech (např. atletika, hokej, florbal).
